Сегодня темой нашего выпуска будет «Обыск в офисе компании». С вами я - адвокат Антон Лебедев, итак начнём...
Обыск в офисе компании?
Вероятность попасть в список фирм проверяемых государственными органами достаточно велика. Повлиять на эту вероятность может характер деятельности компании, налоговая дисциплина, а также качество контрагентов компании. Большинство "веерных" проверок с вынесением постановления об обысках и выемках начинаются с проверки всех контрагентов компании-помойки.
Обычно любой приход силовиков в офис граждане называют обыском. В понимании граждан "обыск" в офисе может быть не только обыском при расследовании уголовного дела, но и выемкой, осмотром места происшествия, а также целым рядом других мероприятий. Вместе с тем, вид проводимого мероприятия влияет на объём прав и обязанностей проверяющих лиц.
На доследственной стадии оперативники могут проводить обследование только с согласия проверяемого лица. Это существенно отличает обследование от обыска. Процедура обыска регламентирована Уголовно-процессуальным кодексом (ст. 182 УПК). При проведении обследования руководствуются Инструкцией о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел гласного оперативно-разыскного мероприятия обследование помещений (утверждена приказом МВД от 01.04.2014 г. № 199).
Правоохранители могут посетить офис в связи с наличием нарушений в деятельности компании или под надуманным предлогом. Следователь может вынести постановление о проведении обыска, если компания замечена среди контрагентов попавшей под преследование компании. Выявление признаков компании однодневки позволяет проводит обследование у контрагентов. В некоторых случаях, при недостижении ими желаемого результата, правоохранители начинают проверять лицензионное программное обеспечение.
Расплывчатые формулировки в документах-основаниях для производства таких действий, существенно затрудняют их обжалование.
Как подготовится?
Разумеется, компания желающая защитить свой бизнес должна готовится к возможным проверкам заранее. В план подготовки должны входить мероприятия по организации доступа в офис компании (турникет, видео домофон), определение лиц способных давать пояснения, документальное оформление коммерческой тайны компании в отношении документов и электронных данных.
Изъятие документов и электронных носителей составляющих коммерческую тайну допускается только на основании решения суда (ст. 6 ФЗ "О коммерческой тайне"). Следует учитывать то, что режим коммерческой тайны не может распространяться на все сведения и документы компании, список исключений установлен законом. Исключения составляют сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и некоторые другие сведения. В части программного обеспечения и данных необходимо предусмотреть ежемесячное или чаще резервное копирование. В офисе необходимо иметь носители для копирования данных.
Также следует учитывать и то, что согласно ст. 3 ФЗ «О коммерческой тайне», коммерческую тайну может составлять информация, в том числе: сведения любого характера, в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.
Наличие в офисе компании оригиналов учредительных документов и печатей других компании крайне не желательно.
Хранение документов в компании
Закон не устанавливает обязанности для компании хранить всю документацию в одном месте. Правила хранения документов могут быть разработаны самой компанией с учётом особенностей ее деятельности. Документы можно хранить в различных подразделениях или отдельном архиве. Стоит учитывать и то, что некоторые документы могут передаваться в оригиналах для изучения адвокатам, консалтинговый и бухгалтерским фирмам на основании договоров о правовой помощи или оказания услуг. Это совершенно обычная ситуация для действующей компании, нужно только уметь обьяснить их отсутствие.
